As viagens fazem parte da rotina de diversas empresas, independentemente do ramo de atuação das companhias. Atualmente, o planejamento digital desse tipo de evento é algo cada vez mais comum, afinal, os meios virtuais tornam a organização muito mais prática.
Porém, mesmo com a facilidade da digitalização, a organização das viagens corporativas não é uma tarefa fácil, ainda mais se as empresas buscam eficiência e otimização de seu tempo e recursos utilizados para viajar.
Dito isso, a terceirização do planejamento digital de viagens torna-se uma opção cada vez mais viável e procurada por diversas empresas.
Afinal, desde corte plasma industrial até vendedoras de itens tecnológicos, todos os tipos de companhia precisam se deslocar para eventos, reuniões e organizações estratégicas.
Vejamos então mais sobre todas as vantagens de terceirizar o processo de planejamento digital de viagens.
O que é planejamento digital
Primeiramente, vamos definir o conceito, que pode levantar algumas dúvidas.
Quando pensamos em planejamento digital, estamos nos referindo a um documento que inclui diversas ações e práticas que devem ser tomadas por uma empresa a fim de se atingir objetivos e metas definidas.
Por exemplo, uma companhia que realiza fábrica de roldanas, pode realizar um planejamento digital que envolve mudar estratégias e marketing para ganhar mais visibilidade no mercado e atrair um número maior de leads.
Planejamento digital de viagens
Agora, quando pensamos em um planejamento digital de viagens, ele é o processo de planejar uma viagem usando ferramentas e recursos disponíveis na internet, como sites de reservas de hotéis e voos, aplicativos de mapas e guias de viagem.
Além dessas ferramentas há também quem utilize de redes sociais para pesquisar dicas e opiniões de outros viajantes.
O objetivo principal é facilitar o processo de planejamento, permitindo que os viajantes reservem e organizem suas viagens de forma rápida e eficiente, sem precisar se deslocar para agências de viagens ou outros locais.
Além disso, com um planejamento eficiente, é possível pensar em todas as ações que podem ser tomadas durante as viagens a fim de se obter os resultados positivos que terão impactos para a empresa.
É válido lembrar que, no meio corporativo, é extremamente comum a realização constante de viagens. Até mesmo os responsáveis por uma empresa que vende peças para compressor de ar, por exemplo, deslocam-se constantemente.
Alguns dos principais motivos para a alta realização de viagens pelas mais diversas empresas são:
- Realização de eventos, com outras marcas;
- Aproximar-se de clientes importantes;
- Fechar negócios;
- Conhecer novos fornecedores;
- Estudar o mercado em novas regiões;
- Explorar a possibilidade de expansão da marca nos destinos das viagens.
Dito isso, é essencial ter um bom planejamento para as viagens e o planejamento digital visa facilitar todo o processo. No entanto, há como tornar tudo ainda mais prático e vantajoso.
Basta pensarmos que as companhias têm seu foco pré-estabelecido. Uma marca que fabrica e vende scanner odontológico, por exemplo, precisa estar adaptada ao mercado da melhor forma, atentando-se à produção mais eficiente e melhores estratégias de venda.
Sendo assim, pode ser que os responsáveis pela empresa não consigam realizar de maneira eficiente o planejamento digital das viagens. Por isso, atualmente, é comum vermos a terceirização desse processo.
Vantagens de terceirizar o processo
Vejamos então quais são todas as principais vantagens verificadas ao optar pela terceirização do processo de planejamento digital de viagens.
Dessa forma, você pode considerar adotar essa prática na sua empresa, seja ela uma revendedora de balança comercial ou uma fabricante de peças de roupa, qualquer uma pode se beneficiar.
Redução nos custos
Com certeza, a primeira vantagem na terceirização do planejamento digital de viagens é a possibilidade de reduzir alguns custos nas empresas. Isso porque realizar o procedimento por conta própria demanda o trabalho de alguns colaboradores.
Mas, a principal razão para a redução nos custos é que as companhias de viagem, que irão ser as responsáveis pelo procedimento são especializadas no assunto e o farão da melhor forma possível.
Além de otimizar todo o processo, devido à maior prática no mercado, as agências de viagens possuem os melhores contatos na área, podendo encontrar com facilidade os melhores valores para passagens e hospedagens.
Assim como uma empresa de automatização industrial conhece bem o seu mercado e possui as melhores conexões, podendo otimizar os mais variados processos na área, empresas de viagem podem planejar suas viagens corporativas com excelência.
Ao decorrer do tempo, os investimentos realizados para terceirizar o serviço de planejamento digital de viagens é recompensado, com a alta otimização dos processos, obtenção dos melhores valores e redução nas dificuldades em eventuais problemas.
Contar com uma empresa especialista no assunto, sem dúvidas, é a melhor opção para realizar qualquer procedimento.
Melhor gerenciamento da sua equipe
Outra vantagem que iremos verificar logo de cara é um melhor gerenciamento da equipe da companhia que terceiriza o planejamento de viagens. Isso acontece porque será possível diminuir a sobrecarga nas atividades internas da empresa.
Caso o procedimento precisasse ser feito da empresa, seria necessário designar essa atividade a outros profissionais.
Dificilmente, um colaborador de uma indústria que produz loja de mangueira hidráulica, por exemplo, teria a expertise necessária para realizar o processo da maneira desejada.
Dessa forma, a atividade poderia ser passada de um funcionário para outro, constantemente, sobrecarregando os processos dentro da empresa e dificilmente obtendo-se os resultados desejados.
Também seria complicado designar toda uma nova equipe somente para um processo de planejamento de viagens, primeiramente porque as ações são periódicas, mas também porque os custos para isso seriam elevados.
Logo, podemos dizer que ao terceirizar o planejamento digital de viagens, as empresas conseguem administrar melhor suas equipes, que poderão focar 100% nas suas atividades, designadas em suas próprias áreas de serviço.
Dessa forma, há a contribuição para a realização de atividades estratégicas, que serão mais eficientes. Cada setor focado em fazer a sua parte consegue operar da melhor maneira possível, sendo assim, os resultados obtidos muito provavelmente serão satisfatórios.
Maior segurança em possíveis imprevistos
Além de tudo, também podemos dizer que terceirizar o planejamento das viagens corporativas da sua empresa também traz uma segurança muito maior no caso de possíveis imprevistos durante todos os momentos da viagem.
Da mesma forma que uma equipe especializada pela manutenção de equipamentos industriais saberia lidar perfeitamente com qualquer problema em uma plataforma elevatória residencial¸ uma empresa de viagens sabe todos os procedimentos que devem ser tomados no caso de cada imprevisto possível.
E saiba que os problemas acontecem com certa frequência, como o atraso e alterações nas viagens, dificuldades com hospedagem, problemas com deslocamentos programados no destino ou até mesmo eventuais acidentes.
As agências de viagem possuem protocolos para lidar com cada uma dessas situações da melhor maneira, trazendo o maior conforto possível para a sua empresa e evitando dores de cabeça.
Menor burocracia
Podemos dizer também que, ao contratar uma empresa para realizar o planejamento de suas viagens corporativas, você precisará se preocupar muito menos com processos burocráticos.
Muitas vezes, para que uma viagem seja possível, é necessário conseguir a emissão e regularização de uma série de documentos, como vistos e passaportes, por exemplo.
Além disso, comprar as passagens e reservar serviços de hospedagem também podem ser atividades que demandam uma organização um tanto quanto burocrática.
Se você optasse por cuidar de cada um desses procedimentos por conta própria, deveria se responsabilizar por eles, um a um, em cada etapa para a obtenção e regularização dos itens. Portanto, seria demandado tempo, investimento e determinado esforço.
Ao contratar uma empresa especialista nos procedimentos, tudo deve ser otimizado e ficar mais prático. Muitas vezes, você só precisa oferecer as informações e documentos básicos, deixando toda a burocracia para a empresa terceirizada.
Além de facilitar a sua vida, as chances de erros serem cometidos durante os processos são consideravelmente menores, uma vez que estamos falando de profissionais altamente capacitados e preparados, acostumados com isso.
Facilidade em acompanhar os processos
Por fim, podemos dizer que ao terceirizar o planejamento de suas viagens corporativas, será muito mais fácil fazer o acompanhamento de todo o processo.
Essa facilidade se dá principalmente devido aos meios digitais, porém, ao contar com uma empresa especialista, todos os dados podem ser obtidos com muita praticidade.
É possível saber tudo desde o início do planejamento das viagens. Quais serão as datas, de ida, estadia e retorno, quem serão os colaboradores designados para viajar e quais os custos que os eventos irão gerar.
Durante as viagens em si tudo também pode ser detalhado, como onde os funcionários estão hospedados e a que momento eles comparecerão nos compromissos planejados, por exemplo.
Além disso, em caso de imprevistos, as empresas responsáveis pela organização das viagens também conseguem facilitar rapidamente quais serão os custos para resolver os problemas, se necessário, afinal, muitas vezes os imprevistos podem estar incluídos nos planos fechados com as companhias.
Ao final das viagens, também é possível obter relatórios com mais praticidade, gerados pelas companhias responsáveis que detalham todos os procedimentos e acontecimentos durante os eventos.
Em conclusão, podemos dizer que o planejamento digital de viagens é um processo extremamente vantajoso, necessário para quem quer organizar as viagens corporativas de sua empresa com maior facilidade.
E, a melhor forma de fazer isso pode ser terceirizando o processo, contratando uma empresa especializada no assunto. Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.